Política de Protección de Datos
LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS
se compromete a realizar el tratamiento de datos personales bajo los principios rectores de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Es por esto que, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, adopta la siguiente política para que todas las personas que, en desarrollo de sus actividades contractuales o comerciales, suministren información o datos personales, puedan conocerlos, actualizarlos y rectificarlos.
El alcance de esta Política será a los datos personales recolectados o que se recolecten en el futuro, registrados en cualquier base de datos de la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS en el marco de su actividad económica, de igual manera, será informado a sus titulares.
Esta es la información general del Colegio:
FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS
NIT 890.324.022
Teléfono: 602 486 25 55 ext 200
AV9 No 56N 81 Santiago de Cali – Valle del Cauca
Página Web: www.lacolina.edu.co
Correo electrónico: protecciondatos@lacolina.edu.co
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1. MARCO LEGAL
• Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y
se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial
la financiera, crediticia, comercial, de servicios.
• Decreto 1729 de 2009: Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los
bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la
proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la
información.
• Decreto 2952 de 2010: Por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de
2008.
• Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Ley 2300 de 2023: “Por medio de Ia cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los consumidores” se dictaron normas tendientes a “proteger el derecho a la intimidad de los consumidores, estableciendo los canales, el horario y la periodicidad en la que estos pueden ser contactados por las entidades vigiladas por la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA y todas las personas naturales y jurídicas que adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesi6n de la obligación’.
• Circular Externa No 001 26de Junio 2024: Por medio de la cual se asigna competencia de la Delegatura de Datos Personales de la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO en la aplicación de la Ley 2300 de 2023.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo el 26 de mayo de 2015
2. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se tienen en cuenta las siguientes definiciones establecidas por la normatividad vigente de protección de datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. (Ley 1581 de 2012).
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Decreto 1377 de 2013).
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Ley 1581 de 2012).
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377 de 2013).
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. (Decreto 1377 de 2013).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012).
• Área Responsable de Protección Datos: Es el área dentro de LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del programa integral de protección de datos personales.
• Circulación Restringida: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, para tratarlos.
• Derecho de los Niños, Niñas y Adolescentes: en el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. (Ley 1581 de 2012).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581 de 2012)
Titulares a quien va dirigida la Política:
• Asociados
• Padres de Familia
• Estudiantes Prospecto
• Estudiantes
• Egresados
• Empleados
• Ex asociados
• Proveedores
• Encargados de la Información
• Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio o como representante Legal, que con ocasión a las actividades realizadas, se encuentre vinculado a la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS y se requiera de su Información Personal para el desarrollo de las mismas.
3.PRINCIPIOS RECTORES
Siguiendo lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS aplicará los siguientes principios rectores para el tratamiento de los datos personales:
PrincipIo de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a la normatividad vigente aplicable.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos que realice la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la
Ley, la cual deberá ser informada al Titular de dichos datos.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales, la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del
Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la normatividad vigente y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas de la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad vigente
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS
NIT 890.324.022
Teléfono: 602 486 25 55 ext 200
AV9 No 56N 81 Santiago de Cali – Valle del Cauca
Página Web:http://www.lacolina.edu.co
Correo electrónico: protecciondatos@lacolina.edu.co
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO
LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS realizará el tratamiento de los datos de empleados, ex empleados, asociados, alumnos, ex alumnos, egresados contratistas, proveedores, terceros u otros con los cuales tenga o tendrá establecida alguna relación permanente o temporal, bajo la normatividad vigente y aplicable.
Los datos personales que se recolecten y traten en LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS podrán ser para:
a. Remitir la Información objeto de Tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio jurídico celebrado tales como, entidades Financieras, Empresas de Servicio Público,
Notarias, Entidades Oficiales tales como Juzgados, Fiscalías, Contraloría, Call center, empresas de mensajería, empresas de cobranzas entre otras.
b. Realizar campañas de promoción, comercialización y fidelización de los bienes y servicios que se ofrecen. Así como otros proyectos y/o productos en LA FUNDACION
CULTURAL LAS CASITAS, con la información objeto de tratamiento
c. Suministrar la información objeto de tratamiento a nuestros proveedores que se requieran para efectos de consolidar, promocionar, verificar, fidelizar y tratar sin limitación alguna la mencionada información.
d. En el caso de los proveedores, contratistas y terceros, se busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera, perfil comercial y al comportamiento de éstos para
hacerlos partícipes de actividades, campañas comerciales. publicitarias y de marketing relacionadas con productos y servicios de la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS
que puedan resultar de su interés.
e. A nuestros proveedores y terceros que son encargados del tratamiento de datos personales LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, les estaremos enviando solicitud de Certificación del manejo de su Política de Tratamiento de Datos Personales.
f. La información de la Hoja de Vida de los Empleados servirá para que LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS se forme una opinión sobre las calidades de la Persona.
g. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos. Entre ellas, hacerlos partícipes de las actividades de
bienestar previstas por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.
h. Los Aspirantes a ingresar a la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS como empleados y que por algún motivo no fueron seleccionados, su hoja de vida permanecerá en nuestro dpto. de recursos humanos por un tiempo de un Mes (30 dias) y medio (1 ½), pasado este tiempo se procederá a destruir dicha información.
i. Envió de cualquier comunicación telefónica, electrónicos, (SMS, Chat, Correo Electrónico y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales, videos, imágenes, redes sociales).
j. LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS va a utilizar las herramientas de una auditoría externa para fines de control y seguimiento de la seguridad de la información personal, como lo requieren estas medidas exigidas al cargar en RNBD (registro nacional de bases de datos).
k. Coordinación de información a enviar a Padres de Familia, Alumnos y prospectos sobre procedimientos académicos y ofertas de ingreso y promoción escolar. l. Proceso de Admisión Estudiantes Prospecto. m. Promoción eventos académicos y Culturales organizados por el Colegio.
n. Gestión de informes Académicos, Financieros, Pre Matricula del Responsable económico del Estudiante Prospecto.
o. Gestión de Admisiones y Registro de Matricula, antecedentes Académicos, Apertura Hoja de Vida, y Reporte de Calificaciones.
p. Emisión de Certificaciones solicitadas por los Titulares de la Información, Padres De Familia, Representantes Legales, Autoridades Administrativas o Judiciales y Terceros Autorizados respecto a la información que repose en el Colegio.
q. Control de las Actividades Logísticas y Complementarias necesarias para la Prestación del Servicio Académico Integral entre los que se encuentra el Contrato de Transporte Escolar y el Servicio de Restaurante.
r. Efectuar el Registro y Seguimiento del Área de Psicología y Orientación Respecto de Atenciones al Estudiante.
s. Registrar los Llamados de atención al Estudiante de tipo comportamental y académico del Estudiante.
t. Proteger y Controlar el ingreso y salida de nuestro Personal y activos en las Instalaciones de LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.
u. Enviar información a los Asociados y ex asociados de su estado de cuenta.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización a la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
8.1. Medios para otorgar la autorización
LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico o electrónico, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización siempre será solicitada por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.
8.2. Prueba de la autorización
En LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS se conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, asegurándose de mantener los registros controlados y plenamente identificados, sean físicos o digitales, de esta forma la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, cumplen con la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales (Articulo 26 y 27 Decreto 1377/2013).
8.3. Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS pone a disposición del titular de los datos personales, mecanismos gratuitos y de fácil acceso, para que pueda revocar su autorización
o solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada (Ver numeral 11 Procedimientos para ejercicio de derechos).
9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, La autorización del Titular no será necesaria cuando
se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
12. VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 18 de Octubre de 2018. La vigencia de las Bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
11. PROCEDIMIENTOS PARA PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS (PQRS)
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS para ejercer sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
• Oficial de Protección de Datos Personales: Av. 5 Norte No 56 n 81, Cali Valle del
Cauca
• Teléfono: 602 4882 656
• Correo electrónico: protecciondatos@lacolina.edu.co
• Página web: https://lacolina.edu.co/ opción “Contactenos”.
El rol antes mencionado será el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos previstos en esta Política.
11.1. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con el “Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones PDP.”
11.2. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
11.3 RESPONSABLE DE ATENCION DE CONSUTAS:
El Oficial de Protección de Datos Personales de la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
Las consultas dirigidas a la FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS deberán contener como mínimo la siguiente información:
Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
Lo que se pretende consultar
Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causabientes o representantes.
Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente
Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
Haber sido presentada por los medios de Consulta Habilitados por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.
Una vez sea recibida la solicitud de CONSULTA de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales
establecidos por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, se procederá a remitir al Oficial de Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que la solicitud
contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello,
que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
11.4 PLAZOS DE RESPUESTA A CONSULTAS
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
11.5 PRORROGA DEL PLAZO DE RESPUESTA
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
11.6 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
a) Corrección o Actualización: LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus
bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de
reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales
para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización.
b) Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS y/o los Encargados, garantizarán a los
titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar
la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los
parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza el derecho de presentar
reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.
11.7 RESPONSABLE DE ATENCION DE RECLAMO
El Oficial de Protección de Datos Personales de LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en
los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas. Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente
información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
b. Lo que se pretende consultar
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus
causahabientes o representantes;
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.
Una vez sea recibida la solicitud de ACTUALIZACIÓN o de RECTIFICACIÓN de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente
autorizado, a través de los canales establecidos por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, el área respectiva procederá a remitir la solicitud al Oficial de
Protección de Datos Personales, quien procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se
ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
11.8 RECLAMACIONES SIN CUMPLIMIENTO DE REQUISISTOS LEGALES
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a
la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
11.9 DESESTIMIENTO DEL RECLAMOS
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
11.10 RECEPCION DE RECLAMOS QUE NO CORRESPONDEN A LA ENTIDAD
En caso de que LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
11.11 INCLUSION DE LEYENDA EN LA BASE DE DATOS
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS Incluirán en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
11.12 PLAZOS DE RESPUESTA A LOS RECLAMOS
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
11.13 PRORROGA DEL PLAZO DE RESPUESTA
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual
en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.14 PROCEDIMIENTO DE SUPRESION DE DATOS PERSONALES
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, LA FUNDACION CULTURAL
LAS CASITAS, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá
tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
12. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES de seguridad CON DATOS PERSONALES:
Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas. En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.
El Oficial de Protección de Datos Personales informará a la Gerencia – Rectoría LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS, en el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días a partir del conocimiento de esta.
Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:
12.1 Notificación de Incidentes
Cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado a bases de datos con información personal datos personales se deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales quién gestionará su reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos.
12.2 Gestión de Incidentes
Es responsabilidad de cada funcionario, contratista, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de
políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Entidad
12.3 Identificación
Todos los eventos sospechosos o anormales, tales como aquellos en los que se observe el potencial de perdida de reserva o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si son o no, un incidente y deben ser reportados al nivel adecuado en la organización. Cualquier decisión que involucre a las autoridades de investigación y judiciales debe ser hecha en conjunto entre el Oficial de Protección de Datos Personales y la Oficina Asesora Jurídica. La comunicación con dichas autoridades será realizada por ellos mismos.
12.4 Reporte
Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS.Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, el Oficial de Protección de
Datos Personales, debe ser notificado de forma inmediata. Los funcionarios deben reportar a su jefe directo y al Oficial de Protección de Datos Personales cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de LA FUNDACION CULTURAL LAS CASITAS. A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, Oficina Asesora Jurídica deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.
12.5 Contención, Investigación y Diagnostico
El Oficial de Protección de Datos Personales debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, así como también debe garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado con el Área de Tecnologías e Informática.
En caso de que se identifique un delito informático, en los términos establecidos en la Ley 1273 de 2009, el Oficial de Protección de Datos Personales y la Oficina Asesora Jurídica, reportara tal información a las autoridades de investigaciones judiciales respectivas. Durante los procesos de investigación se deberá garantizar la “Cadena de Custodia” con el fin de preservarla en caso de requerirse establecer una acción legal.
12.6 Solución
El Área de Tecnologías e Informática, así como cualquier área comprometida y los directamente responsables de la gestión de datos personales, deben prevenir que
el incidente de seguridad se vuelva a presentar, corrigiendo todas las vulnerabilidades existentes.
12.7 Cierre de Incidente y Seguimiento
El Área de Tecnologías e Informática, juntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales y las áreas que usan o requieren la información, iniciarán y documentarán todas las tareas de revisión de las acciones que fueron ejecutadas para remediar el incidente deseguridad. El Oficial de Protección de Datos Personales preparará un análisis anual de los incidentes reportados. Las conclusiones de este informe se utilizarán en la elaboración de campañas de concientización que ayuden a minimizar la probabilidad de incidentes futuros.
12.8 Reporte de incidentes ante la SIC como autoridad de control
Se reportarán como novedades los incidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas:
En la parte inferior del menú de cada base de datos registrada en el sistema, se presentan dos (2) opciones para informar las novedades:
La violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, deberán reportarse al Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos. Los líderes de proceso y/o propietarios de activos de información, reportarán de forma interna los incidentes asociados a datos personales ante el Oficial de Protección de Datos Personales, quién dentro del plazo legal procederá a reportarlos ante el Registro Nacional de Bases de Datos.
